チェック体制 ― ミスを個人の注意力に頼らない経営の仕組みづくり

皆さんこんにちは、タカシです。今回のテーマは「チェック体制」。経営において、ミスや不正をどうやって組織的に防ぐかというお話です。ミカさん、いきなりですが、ちょっと驚きの数字を紹介してもいいですか？

実は2024年度に、自社の内部統制の不備を開示した上場企業がなんと58社もあったんです。これ、2012年度以降で過去最多の数字なんですよ。しかもその約半数が子会社での不適切な会計処理が原因だったんです。

そうなんです。大きな会社でもこういうことが起きる。だからこそ今日は、経営者の皆さんが明日から使える、実践的なチェック体制の作り方をお伝えしていきたいと思います。

まず大前提として覚えておいてほしいのは、「人はミスをするものだ」ということなんです。これ、当たり前のようで、意外と多くの経営者が見落としているポイントなんですよね。

そこがまさに落とし穴なんです。作業した本人が何度チェックしても、自分のミスは見逃しやすい。データを何度も見ているうちに全部同じに見えてきたり、そもそも本人がミスだと思っていないケースもあるんです。

まさにそうです。だからチェック体制というのは、別の人が別の視点で確認する仕組みを作ること。代表的なのはダブルチェック、つまり同じ作業を2人で確認する方法。それからクロスチェックという、異なる観点や方法で確認するやり方。あとは承認フローですね。

いい質問ですね。ダブルチェックは同じ視点で2回見ること。例えば請求書の金額を2人が同じ原票と突き合わせる。一方クロスチェックは、1人目が計算結果を確認し、2人目は計算のロジック自体が正しいかを確認する、というように観点を変えるんです。

ここが経営の面白いところなんですが、実はダブルチェックを導入しても、かえって逆効果になるケースがあるんです。皆さん、リンゲルマン効果って聞いたことありますか？

簡単に言うと「社会的手抜き」のことなんです。ダブルチェック体制があると、もう一人が見てくれるから大丈夫だろうって、一人ひとりの責任感が薄れてしまう。結果として、チェックの人数を増やしたのに、一人あたりの注意力はむしろ下がってしまうんです。

その通り。それともう一つ怖いのが、チェックの形骸化です。チェックリストは作ったけど、中身を確認せずにチェックマークだけ入れる。承認フローがハンコを押すだけの儀式になっている。こうなると、ミスも不正も見抜けません。

ポイントは、チェック者の役割を明確に分けることなんです。1人目は正確性の確認、2人目は突っ込み役として矛盾点や異常値を探す。同じ視点で2回見ても効果は薄いんですが、観点を変えると気づきが生まれやすくなります。

ではここからは、実際にチェック体制を作る具体的なステップをお話ししますね。まず最初にやるべきことは、チェック項目の一覧化です。自社の主要業務で、何を、いつ、誰がチェックしているかを全部書き出してみてください。

意外なことに、チェックが完全に抜けている工程が見つかるんですよ。特に多いのが、担当者が一人しかいない業務。その人が正しい前提で仕事をしていても、誰も確認していないから間違いに気づけない。

まさにそうです。だから2つ目のステップとして、誰がやっても同じ品質で確認できるマニュアルを整備することが大事。チェックの手順、判断基準、異常があった場合のエスカレーション先。これをドキュメントにしておくんです。

もちろんです。最初はチェックリスト1枚で十分。大事なのは、頭の中にあるチェックポイントを外に出すことなんです。そして3つ目のステップですが、自動化できる部分を見極めること。数値の照合みたいなルールが明確な作業は、RPAやシステムに任せる方が精度も速度も上です。

そうなんです。そして最後に忘れてはいけないのが、チェック体制自体を定期的に見直すこと。業務が変わればチェックポイントも変わります。半年に一度くらいは「このチェック、ちゃんと機能してるかな」って振り返りの場を設けてほしいですね。

では最後に今日のポイントをまとめましょう。チェック体制の本質は、ミスを個人の注意力に頼らず、組織の仕組みで防ぐこと。ダブルチェックは有効ですが、リンゲルマン効果に注意して、チェック者の役割と観点を明確に分けることが大切です。

まずは自社の業務で、今チェックが入っている工程と入っていない工程を一覧にしてみてください。紙1枚でいいんです。それだけで「ここ、誰も確認してなかったんだ」という発見が必ずあるはずです。ぜひ今週中に試してみてください。

ありがとうございました。チェック体制は地味ですが、経営の土台を支える大事な仕組みです。皆さんの会社がより強くなるきっかけになれば嬉しいです。それではまた次回お会いしましょう！