予実管理 - 計画と現実のズレを武器に変える経営の基本技術

皆さん、こんにちは。経営学習ポッドキャスト、今日もよろしくお願いします。今回のテーマは「予実管理」です。ミカさん、突然ですが、年度初めに立てた予算を期末まで一度も見直さない企業ってどのくらいあると思いますか？

実は、特に中小企業では予算を立てたまま放置してしまうケースがかなり多いんです。予算を作ること自体が目的になってしまって、実績との比較や分析まで手が回らない。でもこれ、ものすごくもったいないことなんですよ。

予実管理というのは、予算と実績を定期的に比較して、その差の原因を分析し、改善につなげていく経営手法のことです。いわばPDCAサイクルそのもので、計画を立てて終わりではなく、現実とのズレを早く見つけて手を打つ。今日はこの予実管理について、基礎から実践まで話していきましょう。

いい質問ですね。売上だけを見るのは実は不十分なんです。予実管理の起点になるのは営業利益です。売上が予算通りでも、原価が上がっていれば利益は減っている。だから売上・原価・経費をセットで見る必要があるんですよ。

まずは過去の実績をベースにするのが王道です。前年同月の数字を基準にして、市場環境の変化や自社の施策を加味して調整する。ポイントは粒度ですね。全社の売上だけだと差異の原因がわからないので、商品別や部門別に分けておく。ただし細かすぎると運用が回らなくなるので、自社の規模に合った粒度を見つけることが大事です。

ここが一番大事なところです。差異が出たら、まず「なぜ？」を深掘りする。表面的な原因で終わらせず、根本原因にたどり着くまで考える。たとえば「売上が予算を下回った」で終わらず、「なぜ下回ったか？→新規顧客の獲得が少なかった→なぜ？→広告のクリック率が落ちた→なぜ？→競合が同じキーワードに参入してきた」というように掘り下げるんです。

ここで実際の現場の事例を見てみましょう。まずは飲食店チェーンのケースです。ある飲食チェーンでは、店舗ごとに売上・食材原価・人件費の月次予実表を作っていたんですが、ある月に食材原価率が予算の32%に対して実績が38%に跳ね上がったんです。

はい、年間に換算すると数百万円の損失になりかねない差です。差異分析をしたところ、原因は2つありました。仕入れ先の値上げと、廃棄ロスの増加です。そこで仕入れ先の見直しとメニュー構成の変更を実施して、翌月には33%まで改善できたんです。

まさにその通りです。気づかないまま半年、1年と経過して、気づいたときには大きな損失になっている。予実管理の価値は、問題を小さいうちに発見できることにあるんです。

もちろんです。たとえばSaaS企業では、月次経常収益、いわゆるMRRを予実管理の中心に据えることが多いですね。新規獲得・アップセル・解約率のそれぞれに予算を設定して、週次でトラッキングする。特に解約率が予算を上回ったら、すぐにカスタマーサクセスチームが動く。リアルタイムに近い予実管理が成長を支えているんです。

ここで、予実管理でやってしまいがちな失敗パターンについてもお話ししておきましょう。よくある失敗を知っておくと、同じ轍を踏まずに済みますからね。

まず1つ目が、予算を「希望」で作ってしまうこと。「今年は売上2倍にしたい！」みたいな、願望ベースの予算ですね。過去の実績や市場環境を無視した予算を立てると、予算と実績の乖離が大きくなりすぎて、分析自体が意味をなさなくなるんです。

そうなんです。2つ目は、差異を「見る」だけで「動かない」パターン。予実の差を数字で確認はするんだけど、原因分析や具体的な改善アクションにつなげない。差異分析シートに「要因: 市場環境の変化」とだけ書いて終わりにしてしまう。これでは予実管理をしている意味がありません。

その通り。大事なのは、差異から具体的なアクションと担当者と期限を決めること。そして3つ目の失敗は、エクセル管理の限界を放置すること。部門ごとにフォーマットが違うエクセルで管理していて、集計に何日もかかってしまい、分析が後回しになるケースがとても多いんです。

では最後に、今日の内容をまとめましょう。予実管理で大事なのは3つ。1つ目、予算は営業利益を起点に、根拠のある数字で作ること。2つ目、月次で予算と実績を比較し、差異が出たら「なぜ？」を深掘りすること。3つ目、分析で終わらず、具体的な改善アクションにつなげること。

リスナーの皆さんにおすすめしたいのは、まず前年同月の実績を「暫定予算」として、今月の実績と比べてみることです。完璧な予算がなくても、比較するだけで見えてくるものがあります。差異が出たら「なぜだろう？」と考えてみてください。それだけで経営の解像度がぐっと上がりますよ。

ありがとうございました。予実管理は地味に見えるかもしれませんが、これができるかどうかで経営の安定度がまったく変わります。次回もまた経営の大事なテーマをお届けしますので、お楽しみに。それでは、また次回お会いしましょう！