属人化 ― あの人がいないと回らない会社の危険信号

皆さんこんにちは、タカシです。今日のテーマは「属人化」。えーと、ちょっと驚きのデータから入りますね。建設業界では、なんと74%以上の企業が業務の属人化を実感しているという調査結果があるんです。

そうなんです。簡単に言うと、ある仕事について「あの人がいないと回らない」という状態ですね。短期的には効率的に見えるんですけど、実はこれ、組織にとってものすごく大きなリスクなんです。

ではまず、なぜ属人化が起きるのか。原因は大きく3つあります。第一に「忙しくて教える余裕がない」。厚労省の調査でも、指導する人材の不足を挙げた事業所が63.5%と、半数以上なんですよ。

まさにそれが第二の原因です。「自分がやった方が早い」という意識。これ、実は本人にとっても心地いいんですよね。自分の存在価値を感じられるし、頼りにされている感覚がある。でもこれが積み重なると組織の成長にブレーキをかけてしまう。

3つ目は、マニュアルや手順書を整備する仕組みがそもそもないこと。組織として「知識を共有する仕組み」が設計されていないと、情報は自然と個人の頭の中に溜まっていくだけなんです。

ここが経営の怖いところなんですが、属人化が引き起こすリスクは想像以上に大きいんです。まず一番わかりやすいのが「業務停止リスク」。その人が突然体調を崩したり退職したりすると、文字通り仕事が止まります。

よくあるのが、経理担当が一人しかいなくて、その人が休むと請求書の処理が全部止まるケース。あとは営業部門で、トップ営業マンだけが顧客との交渉経緯を把握していて、引き継ぎができないパターンですね。

さらに「品質のばらつき」も深刻です。属人化していると、担当者によって仕事の質がバラバラになる。そして3つ目が「過重労働リスク」。特定の人に負荷が集中して、その人が疲弊して辞めてしまうと、さらに悪循環に陥るんです。

でも安心してください。属人化は正しいアプローチで解消できます。面白い成功事例を紹介しますね。NTT東日本の茨城支店では、現場の「匠の技」をアプリで記録して、技術継承を効率化したんです。

ええ。もう一つ紹介したいのが、ある金属加工メーカーの事例です。各工程の重要ポイントを写真や図を多用した1枚のシートにまとめた「ワンポイントマニュアル」を作ったんです。分厚いマニュアルではなく、1枚のシートというのがポイントですね。

そうなんです。そしてこの会社が賢かったのは、一気に全部やろうとしなかったこと。段階的に、優先度の高い工程から取り組んだんですね。実はこの「小さく始める」というのが、属人化解消で最も大事な考え方なんです。

ただ、よくある失敗パターンもお伝えしておきたいんです。一番多いのが「マニュアルを作って満足してしまう」パターン。作っただけで更新されず、半年後には実態と全然違う内容になっている。

もう一つ注意したいのが、属人化している本人に解消を任せてしまうこと。これは...なんというか...その人にとっては自分の存在価値が下がるように感じてしまうんですね。だから無意識に協力に消極的になりやすい。

大事なのは、属人化の解消をその人の「功績」として評価すること。知識を共有してくれたら、それは組織への大きな貢献なんだと。ノウハウを独占している状態よりも、共有できる人の方が価値が高いという文化を作ることが重要です。

では最後に、リスナーの皆さんが明日から実践できるアクションをまとめますね。まず第一歩は「業務の棚卸し」です。誰が、何を、どうやっているかを一覧にして、属人化の度合いを可視化する。これだけでも大きな一歩です。

その通りです。そしてぜひ試してほしいのが「ペア体制」の導入。重要な業務には必ず副担当を置く。あとは週1回15分でいいので、業務共有のミーティングを始めてみてください。小さく始めて、徐々に広げていく。これが属人化解消の王道です。

今回は属人化について、原因からリスク、そして解消方法までお話しました。「あの人がいないと回らない」を「誰でも回せる」に変えていくのが、強い組織づくりの第一歩です。それでは、また次回お会いしましょう。