注意の仕方 ― 言いにくいことを伝える技術

みなさんこんにちは、タカシです。今日のテーマは「注意の仕方」。経営者やマネージャーにとって、避けては通れないスキルについてお話ししていきます。

そうなんです。で、いきなりですが驚きの事実を一つ。ある銀行で若手社員の離職理由を調査したところ、「先輩や上司が叱ってくれない」というのが上位に入っていたんですよ。

まさにそうなんです。注意しないというのは、一見優しそうに見えて、実は相手の成長機会を奪っている。今日はこの「注意の仕方」を正しく身につけるための考え方と実践法をお伝えしていきます。

まず注意の基本原則なんですが、一番大事なのは「人格を否定しない」ということ。注意の目的は相手を正すことではなくて、行動を改善してもらうことなんですね。

そうそう。「君はだらしない」は人格への攻撃です。でも「提出期限を3回続けて超過している」と言えば、それは行動への指摘になる。同じことを伝えていても、相手の受け取り方がまったく違うんです。

ここで使えるフレームワークがあって、SBIモデルというものです。Situation、Behavior、Impact。つまり、状況・行動・影響の3つを整理してから伝えるんです。

例えばこんな感じです。「先週の会議で」が状況、「クライアントの質問に曖昧な回答をしていたけど」が行動、「先方の信頼度が下がった印象がある」が影響。この3点セットで伝えると、何が問題で、なぜ改善が必要なのかが明確になるんですね。

さて次は、実際に注意するときの「伝え方」についてです。ここが経営の現場では一番難しいところかもしれません。ポイントは3つ。タイミング、場所、そして相手のタイプです。

タイミングは「できるだけ早く」が鉄則です。問題行動から時間が経つほど、言い出しにくくなるし、相手も「なぜ今さら？」と感じる。それに記憶が薄れるので、具体的な話ができなくなるんですよ。

ネガティブなフィードバックは必ず一対一の場で伝えてください。会議中とか、チャットの全体チャンネルで注意するのは絶対にダメです。人前で注意すると相手は「恥をかかされた」と感じて、内容が頭に入らなくなります。

そうなんです。そしてチーム全体の心理的安全性も壊れてしまう。「次は自分がああなるかも」って周りも萎縮するんですね。で、3つ目。相手のタイプに合わせるということ。

その通りです。例えば、凹みやすい部下には良い点を先に伝えてから改善点を後に持ってくる。一方で、自信過剰なタイプには事実とデータで率直に伝えた方がむしろ響く場合がある。画一的な注意の仕方では効果が出ないんです。

ここで、よくある失敗パターンについても触れておきたいと思います。実は多くの経営者やマネージャーが同じミスを繰り返しているんですよ。

一番多いのが、感情的になってしまうこと。怒りに任せて叱ると、相手は萎縮するだけで改善につながりません。カッとなったときは、一呼吸置いてから伝える。冷静さを保てないなら、時間を置くべきです。

そうなんです。もう一つの大きな失敗は、注意を避け続けること。冒頭でお話しした銀行の例もそうですが、言いにくいからと先送りすると問題が常態化する。後から指摘しても「今まで何も言わなかったのに」と反発されてしまうんです。

いい質問ですね。ここで松下幸之助のエピソードを紹介させてください。パナソニックの創業者ですが、彼は部下を厳しく叱ることで有名でした。でも叱った後に必ずこう伝えていたそうです。「君ならやってくれると思っていた。今でもそう思っているよ」と。

まさにそうです。注意というのは、相手への期待の裏返しなんですね。「あなたにはもっとできるはずだ」というメッセージが根底にあるからこそ、叱られた側も前向きに受け止められる。ここが注意と単なる批判の決定的な違いです。

では最後に、今日の内容をまとめましょう。注意の仕方で大事なのは3つ。一つ目、人格ではなく行動にフォーカスする。SBIモデルで状況・行動・影響を整理してから伝える。

二つ目、タイミング・場所・相手のタイプを意識する。早めに、一対一で、相手に合った言い方で。三つ目、日頃から信頼関係を築いておく。普段から感謝や承認を言葉にしているからこそ、注意も受け入れてもらえる。

皆さんへのアクションとしては、まず次に誰かに注意する場面が来たら、伝える前にSBIモデルで内容を整理してみてください。状況、行動、影響の3つを紙に書き出すだけでも、伝え方がぐっと変わるはずです。

注意するのは勇気がいることですが、それは相手の成長を願う行為です。ぜひ恐れずに、でも丁寧に実践してみてください。それでは、また次回お会いしましょう。ありがとうございました。